Audyt wewnętrzny, audyt zewnętrzny i audyt RODO – co należy wiedzieć

Audyt – to słowo nie kojarzy się najprzyjemniej, przywołuje na myśl oceny, kary i konsekwencje. Należy jednak pamiętać, że audyt ma przede wszystkim wyeliminować błędy w firmie i zapobiec ich występowaniu w przyszłości. Według słownika audyt to kontrola przedsiębiorstwa pod względem finansowym, ale także organizacyjnym. Ma na celu wycenę majątku oraz przeanalizowanie perspektyw rozwoju firmy. Wszystkie działania związane z audytem powinny zostać przeprowadzone przez osoby specjalnie wyszkolone w tym zakresie.

Co to jest audyt wewnętrzny?

Nazywany jest również audytem pierwszej strony. Może zostać przeprowadzony przez zatrudnionego przez firmę audytora wewnętrznego lub zostać zlecony pracownikom, co niewątpliwe obniża koszty. Audyt wewnętrzny powinien spełniać funkcję doradczą. Przez odpowiednią ocenę i analizę ma na celu usprawniać działanie firmy pod kątem wartości, zarządzania ryzykiem, ładu operacyjnego oraz kontroli.

Audyt wewnętrzny monitoruje całą organizację i wszystkie jej obszary działalności. Można go przeprowadzić na dowolnym etapie rozwoju danej organizacji. Istotna jest systematyczność, niezależność i obiektywizm tego typu działania.

Kiedyś audyt wewnętrzny ograniczał się do roli kontrolera weryfikującego. Obecnie jego zakres jest znacznie szerszy. Ocenia on wydajność oraz efektywność zarządzania i kontroli. A także na podstawie badania procesów gospodarczych analizuje ryzyko związane z działalnością organizacji.

Co to jest audyt zewnętrzny?

Jest on przeprowadzany przez instytucje niezależne (zewnętrzne) od firmy poddawanej audytowi. Charakteryzuje się wysoki stopniem rzetelności i obiektywizmu. Jego cele są podobne do audytu wewnętrznego, a główny z nich to poprawa funkcjonowania organizacji.

Audyt zewnętrzny może także nadać firmie prestiżu i poprawić jej pozycję wśród konkurencji poprzez uzyskanie odpowiedniego certyfikatu jakości. W celu przeprowadzenia takiego audytu należy napisać wniosek do jednostki certyfikującej. Ten rodzaj badania nazywany jest audytem trzeciej strony.

Audyt drugiej strony (tzw. audyt dostawcy) przeprowadza obecny lub potencjalny podwykonawca. W tym przypadku kontrola najczęściej dotyczy współpracy pomiędzy jednostką produkującą a dostawcą.

Warto pomyśleć o audycie RODO

RODO, czyli ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, które weszło w życie w maju 2018 roku, spędza sen z powiek niejednemu przedsiębiorcy. Aby spać spokojnie, warto pomyśleć o audycie danych osobowych według RODO, który wykaże, czy Twoja firma spełnia przepisy unijne w tym zakresie, czy może warto niektóre elementy jeszcze nieco udoskonalić. Kary związane z nieprzestrzeganiem rozporządzenia RODO nie należą do najniższych, bo wynoszą nawet do 4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa.

Przypomnijmy: treść rozporządzenia RODO dotyczy m.in.

• upoważnienia do przetwarzania danych,
• prowadzenia rejestru ich przetwarzania,
• obowiązku informowania na temat danych,
• zachowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, które będą chronić przed wyciekiem informacji.  

Audyt w firmie – podsumowanie

Audyt nie musi być niczym strasznym, a wręcz przeciwnie może pozytywnie wpłynąć na rozwój przedsiębiorstwa. Należy traktować go jak okazję do poprawy błędów i unikania ich w przyszłości. Może stanowić lekcję, która zaprocentuje lepszymi wynikami i poprawi jakość funkcjonowania firmy.