Co warto wiedzieć na temat przechowywania akt?

Przechowywanie dokumentów to niezbędny element funkcjonowania każdej firmy, instytucji czy organizacji. W związku z tym, warto poznać podstawowe zasady przechowywania akt oraz jakie są obowiązujące przepisy w Polsce. W artykule znajdą Państwo informacje na temat rodzajów przechowywanych dokumentów, obowiązkowych okresów przechowywania oraz sposobów zabezpieczania danych.

Jakie są rodzaje przechowywanych dokumentów?

W Polsce obowiązuje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, która reguluje kwestie przechowywania dokumentacji. Wyróżnia się trzy główne rodzaje dokumentów, które podlegają przechowywaniu. Pierwszym z nich są akta osobowe pracowników, zawierające dane personalne oraz informacje dotyczące zatrudnienia. Drugim rodzajem są akta finansowe, obejmujące m.in. faktury, umowy czy sprawozdania finansowe. Ostatnim rodzajem są akta techniczne, które zawierają informacje na temat wykorzystywanych maszyn, urządzeń czy technologii.

Ile wynoszą obowiązkowe okresy przechowywania?

Okresy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów są ściśle określone przez polskie przepisy prawne. Akta osobowe pracowników powinny być przechowywane przez 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia. Akta finansowe, w zależności od rodzaju dokumentu, mają okres przechowywania od 5 do 10 lat. Natomiast akta techniczne powinny być przechowywane przez okres wynikający z przepisów dotyczących ochrony środowiska, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz innych przepisów branżowych.

W jaki sposób przechowuje się dokumenty?

Dokumenty można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku przechowywania akt we Wrocławiu w formie papierowej, należy zadbać o odpowiednie warunki, takie jak temperatura, wilgotność i ochrona przed światłem. Ważne jest także zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem mechanicznym czy zagrożeniami pożarowymi. W przypadku przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, warto zainwestować w odpowiednie oprogramowanie oraz serwery, które zapewnią bezpieczne przechowywanie danych oraz łatwy dostęp do nich.

W przypadku braku odpowiednich warunków do przechowywania dokumentów we własnej firmie, warto rozważyć skorzystanie z usług archiwów zewnętrznych. Są to specjalistyczne firmy, które oferują przechowywanie dokumentacji w odpowiednich warunkach oraz dbają o jej bezpieczeństwo. Korzystanie z takiej usługi pozwala zaoszczędzić miejsce w biurze oraz uniknąć problemów związanych z utrzymaniem odpowiednich warunków przechowywania akt.