Czy do zaczytywania danych z faktur potrzebne są specjalne programy?

W dobie rozwijającej się technologii cyfrowej nikogo nie dziwi fakt, że wiele firm prowadzi swoją księgowość przy użyciu specjalnych programów komputerowych, do których można wprowadzać dane z faktur. O ile ręczne przepisanie niewielkiej ilości informacji nie sprawia większego problemu, o tyle przy dużym obrocie fakturami staje się to już uciążliwe i czasochłonne. Rozwiązaniem jest skorzystanie z tzw. zaczytywania danych. Czy potrzeba do tego dodatkowego oprogramowania?

Jak zaczytać dane z faktury do systemu księgowego?

Jeśli myślimy o usprawnieniu przenoszenia danych z faktur czy innych dokumentów fiskalnych do systemu księgowego, będziemy potrzebować programu typu OCR, czyli Optical Character Recognition – jednym z dostępnych na rynku rozwiązań z tej kategorii jest ReadIT OCR Smart. Funkcją OCR jest rozpoznawanie tekstu istniejącego pod postacią obrazu graficznego (skan lub zdjęcie dokumentu, plik pdf etc.), a następnie przetwarzanie go na informacje zrozumiałe dla innych programów. Dlaczego OCR jest niezbędne? Ponieważ komputery, choć są w stanie wykonywać ogromne ilości obliczeń na sekundę i potrafią znacząco uprościć bardzo skomplikowane procesy, nie są urządzeniami obdarzonymi inteligencją równą ludzkiej. Plik graficzny to dla nich jedynie zbiór pikseli o określonych liczbowo właściwościach. Dopiero program OCR umożliwia im rozpoznanie w tych pikselach innej treści, którą człowiek widzi gdy tylko plik graficzny zostanie wyświetlony na monitorze komputera. OCR analizuje daną grafikę, określa, które piksele tworzą poszczególne znaki – cyfry, litery, wyrazy – a następnie porównuje zgrupowane piksele z bazą danych i na tej podstawie dokonuje ich prawidłowej identyfikacji. Ostatni etap to eksportowanie danych do postaci plików, które mogą być później edytowane lub zaciągnięte do systemu księgowego.

Dlaczego warto korzystać z programów OCR?

Oszczędność czasu – to główna korzyść płynąca z korzystania z programów OCR. Aplikacje te są w stanie znacznie przyspieszyć przepisywanie danych nie tylko z faktur, ale również szeregu innych dokumentów, np. umów lub wyciągów bankowych. Jest to szczególnie istotne dla firm, które każdego dnia obracają dużą ilością dokumentów. Z oszczędności czasu bezpośrednio płynie oszczędność pieniędzy, ponieważ dzięki programowi można zająć się wymagającymi większej kreatywności i bardziej dochodowymi zadaniami. Przy tym programy OCR odznaczają się dużą dokładnością i nie popełniają błędów.