Czy prowadzenie dokumentacji cyfrowej jest obowiązkowe?

Każda firma jest zobowiązana do przechowywania sporej ilości dokumentów. Dotyczy to zarówno danych osobowych pracowników, jak również dokumentacji podatkowej czy umów z kontrahentami. Wygodnym rozwiązaniem jest prowadzenie archiwizacji w formie cyfrowej. Choć prawo nie nakłada na przedsiębiorców takiego obowiązku, warto skorzystać z udogodnień, jakie daje elektroniczne przechowywanie.

Przechowywanie dokumentacji w firmie

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do archiwizowania części dokumentów. Wymagają tego przepisy prawa, a ich niedopełnianie może skutkować wysokimi karami. Do dokumentacji, którą trzeba archiwizować przez określony ustawowo czas, należą między innymi dowody księgowe, księgi rachunkowe i podatkowe, dowody inwentaryzacyjne czy sprawozdania finansowe.

W dużych firmach takich dokumentów zbiera sporo, więc do ich przechowywania trzeba wygospodarować odpowiednią ilość miejsca, czasem nawet osobne pomieszczenie. Ponadto, należy je odpowiednio posegregować i opisać, aby w razie kontroli móc przedstawić urzędnikowi określony zbiór.

Archiwum musi zostać również odpowiednio zabezpieczone. Jego zawartość musi być chroniona przed zniszczeniem, a także dostępem niepowołanych osób i nieuprawnionym wprowadzaniem zmian – wyjaśnia specjalista z firmy E-volution.

Dlatego tak wygodne jest prowadzenie dokumentacji w formie cyfrowej. Choć ustawodawca nie dopuszcza tej możliwości w odniesieniu do wszystkich firmowych danych, to tam, gdzie jest to dozwolone, warto korzystać z elektronicznego przechowywania dokumentów.

Dokumentacja cyfrowa w firmie – można czy trzeba?

Prowadzenie dokumentacji firmowej w formie cyfrowej nie jest obowiązkowe, jednak warto z niego korzystać, ponieważ jest niezwykle wygodne. Zgodnie z przepisami, nie każdy dokument może być archiwizowany wyłącznie w formie elektronicznej. W przypadku niektórych pism (np. takich, na których widnieją podpisy), konieczne jest zachowanie oryginału.

Jeśli zależy Ci na udogodnieniach, jakie daje elektroniczna archiwizacja, warto wiedzieć, które dokumenty można zachować jedynie w formie pliku elektronicznego. Należą do nich:

• sprawozdania finansowe,
• kopie dokumentów kasowych,
• księgi rachunkowe i podatkowe,
• listy płac,
• dowody księgowe,
• dokumenty inwentaryzacyjne.

Dokumenty należy przechowywać w taki sposób, by możliwe było ich natychmiastowe wydrukowanie w razie potrzeby. Dla zachowania bezpieczeństwa warto tworzyć kopie zapasowe, a także zadbać o właściwą ochronę plików. W tym celu trzeba założyć odpowiednie hasła dostępu oraz kontrolować, czy urządzenie, na którym sa przechowywane, jest wolne od wirusów komputerowych.