Fachowa administracja teczkami osobowymi - prowadzenie akt osobowych.

Każdy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem w firmie. Dokładnie definiuje to Kodeks Pracy w artykule 94, punkt 9a. Oznacza to, że każdy zatrudniony pracownik powinien mieć założone przez pracodawcę akta osobowe. Obowiązek ten jest istotny zwłaszcza w przypadku jakichkolwiek sporów i roszczeń między pracownikiem a zakładem pracy.

Nowa forma akt pracowniczych

 Do roku 2019 istniał obowiązek grupowania dokumentów pracownika w trzy grupy. Po tej dacie wyszło rozporządzenia, które grupuje dokumentacje w cztery grupy, oznaczane literami od A do D.

1. W grupie tej umieszczana jest dokumentacja związana ze staraniem się o miejsce pracy. W skład tego fragmentu teczki, mogą wchodzić kwestionariusze osobowe, świadectwa z poprzednich miejsc pracy, dokumentacja potwierdzająca poprzednie okresy zatrudnienia, wyniki badań lekarskich, wykonywanych na wniosek pracodawcy oraz świadectwa i zaświadczenia ukończenia szkół i kursów oraz zaświadczenia potwierdzające konkretne umiejętności.
2. Ta grupa zwiera wszelkie dokumentu dotyczące przebiegu samej pracy. Właśnie dlatego w tej teczce znajduje się zarówno umowa o pracę, jak też wszystkie aneksy do niej. Są też tam zaświadczenia o orlopach, zobowiązania pracownika związane z obowiązkami jak również zaświadczenia o ukończeniu przez pracownika wymaganych szkoleń, na przykład BHP. Całościowo, grupa B to udokumentowanie przebiegu całego okresu pracy. Tak o tym mówi przedstawiciel firmy Global Accounting, które jest nowoczesnym biurem księgowo – rachunkowym: - W grupie B danych osobowych znajdują się oryginały albo potwierdzone kopie wszystkich zdarzeń, które miały miejsce podczas całego okresu zatrudnienia. Umieszczane są tam również dokumenty, które nie zostały ujęte w rozporządzeniu z 2019 roku, ale są one związane z okresem zatrudnienia pracownika. Przykładem mogą być na przykład wnioski dotyczące podejrzenia choroby zawodowej. Wszystkie dokumenty w obrębie grup powinny być poukładane chronologicznie.
3. W tej grupie znajdują się dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy. Może to być wypowiedzenie lub zwolnienie w innej formie.
4. Grupa zawiera informacje o karach oraz dokumenty o ponoszeniu odpowiedzialności porządkowej przez pracownika. Ta grupa została stworzona dla usprawnienia działań w przypadku usuwania danych o karach po roku nienagannej pracy.

Tworzenie części tematycznych

 Jeśli chodzi o prowadzenie akt osobowych, to każdy podmiot we własnym zakresie może dodatkowo poszczególne grupy rozgraniczyć tematycznie i nadać im podpunkty A1, A2, A3 i odpowiednio dalej.

Elektroniczna forma przechowywania danych

 Każdy pracodawca może zadecydować czy teczki pracownicze będą miały postać papierową czy elektroniczną. Niektórzy stosują oba sposoby zamiennie lub równolegle. Do prowadzenia dokumentacji na nośnikach elektronicznych, potrzebne jest odpowiednie oprogramowanie, które uwzględnia podpis i pieczęć kwalifikowaną.