Jak prowadzić ewidencję ryczałtową?

Kiedy dojrzewa w nas decyzja o założeniu własnej działalności gospodarczej, nagle okazuje się, że czeka nas kilka niełatwych wyborów, które pociągać będą za sobą pewne daleko idące następstwa. Mowa tu między innymi o formie prawnej, byciu lub nie tak zwanym vatowcem, a także – nie mniej ważnej – metodzie rozliczania się z urzędem skarbowym.

Jednym ze sposobów – w wielu przypadkach zdecydowanie najbardziej opłacalnym – odprowadzania podatku dochodowego jest znany wszystkim, chociażby ze słyszenia, ryczałt. Prawo nie przewiduje jednak, by każdy przedsiębiorca mógł skorzystać z tego właśnie rozwiązania, nakładając tutaj pewne ograniczenia. Niżej, z artykułu przygotowanego we współpracy Lidią Sarnecką z toruńskiego Biura Doradztwa Podatkowego, postaramy się opowiedzieć więcej o tym typie obliczania należności dla fiskusa, skupując się – zgodnie z tytułem tekstu – na tajnikach prowadzenia stosownej ewidencji.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – wprowadzenie

Na samym początku z pewnością wypada wyjaśnić, co oznacza samo słowo „ryczałt”, gdyż dla niektórych osób może nie być ono zbyt intuicyjne. To nic innego, jak całkowita suma przeznaczona na określone wydatki, nieuwzględniająca podziału na poszczególne składowe, a w ujęciu które bezpośrednio nas interesuje – odgórnie ustalona kwota podatku, na którą nie mają wpływu poniesione koszty.

Jak wspominaliśmy już wyżej, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, zarezerwowany jest dla wybranej grupy przedsiębiorców; mogą z niego skorzystać na przykład właściciele punktów gastronomicznych, budowlańcy oraz przedstawiciele wolnych zawodów: psychologowie, dentyści, czy weterynarze.

Zalety ryczałtu

Niebywałą zaletą rozliczania się na omawianych tu zasadach jest duża prostota, przekładająca się na sposób ewidencjonowania naszego biznesu. Mamy na myśli zwolnienie z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów na rzecz mniej szczegółowego zapisu. Co ważne, podstawą opodatkowania jest tu bowiem, pomniejszany o koszty jego uzyskania, przychód; ustawodawca dopuszcza tu jednak pewne odliczenia, choćby te dokonywane dzięki składkom płaconym na ubezpieczenie społeczne.

Nie bez znaczenia są także korzyści majątkowe – w zależności od rodzaju wykonywanej działalności osoby korzystające z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych podlegają jednej z następujących stóp procentowych: 3; 5,5; 8,5; 17 lub 20%. Ze względu na dużą rozbieżność między tymi liczbami, a na przykład podatkiem liniowym, warto dokładnie – wedle możliwości – określić spodziewane zyski, by nie okazało się później, że wybór innej formy rozliczenia byłby dla nas lepszy.

Zasady prowadzenia ewidencji

Ewidencja przychodów na zasadzie będącej tematem naszego artykułu, musi być wprowadzona już od pierwszego dnia. Należy ujmować w niej wyłącznie przychody powstałe w związku z prowadzoną działalnością, samych wpisów dokonując w porządku chronologicznym, w oparciu o odpowiednie dokumenty. Uwzględniać powinno się: faktury VAT, rachunki, dowody wewnętrzne, jak również faktury bądź noty korygujące; co ciekawe, prawo dopuszcza nanoszenie pozycji na podstawie dziennego zastawienia sprzedaży. Ważne jest, by wszystko zostało prawidłowo uzupełnione przed upływem dwudziestego dnia kolejnego miesiąca, kiedy to należy już wpłacić zaliczkę na poczet podatku dochodowego.

Samodzielność, czy współpraca z biurem rachunkowym?

Pamiętajmy, by wszystko odbywało się w sposób rzetelny i uporządkowany – najlepiej wykorzystywać do tego formę tabeli. Możemy to robić w formie klasycznej, ale także cyfrowej, za pomocą jednego z dedykowanych programów komputerowych. Wiedzmy przy tym, że zaniedbując swoje obowiązki w tym zakresie – na przykład nie wykazując każdej jednej transakcji – narażamy się na dotkliwe finansowe konsekwencje ze strony urzędu skarbowego. Choć możemy robić wszystko sami, warto jednak – tym bardziej, że tego typu usługi nie należą już do zbyt drogich – pomyśleć o podjęciu współpracy z jednym z biur księgowych, które przede wszystkim pozwoli nam zająć się systematycznym rozwijaniem naszego biznesu, biorąc na siebie ważne, rachunkowe obowiązki. Tym sposobem pozbędziemy się z pewnością wielu zmartwień; zaoszczędzimy też czas – nasz najcenniejszy, nieodnawialny zasób.