Jak uzyskać odpis aktu notarialnego?

Istnieje wiele sytuacji, w których zachodzi konieczność przedstawienia odpisu aktu notarialnego, potwierdzającego wykonanie określonej czynności. W taki sposób dokumentuje się m.in. fakt posiadania nieruchomości i określonych praw do niej, a także zawarcie majątkowej umowy małżeńskiej. Akt notarialny np. oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji będzie również potrzebny choćby przy zawieraniu umowy alimentacyjnej czy najmie nieruchomości.

Czym jest wypis aktu notarialnego?

Choć dla wielu osób może to być zaskoczeniem, w obrocie prawnym nie są wykorzystywane same akty notarialne, a jedynie ich wypisy. Strony uczestniczące w czynności notarialnej, która jest wykonywana przez spisanie aktu notarialnego, składają swoje podpisy na sporządzanym przez notariusza akcie notarialnym. Dokument ten nie jest jednak im wydawany, a trafia do archiwum kancelarii notarialnej. Strony otrzymują natomiast potrzebną im ilość wypisów, których treść jest identyczna z tą, która figuruje w samym akcie. Po wypis można się również zgłosić również po pewnym czasie, dokument ten nie zostanie jednak wydany każdej osobie, która go zażąda.

Podpisany przez strony akt notarialny jest podstawowym dowodem wykonania określonej czynności notarialnej. Musi być przechowywany w niezmienionej postaci, ponieważ jest to warunek zachowania pewności obrotu prawnego. Niezależnie od czasu, jaki upłynie od jego zawarcia strony, które mają w tym interes prawny, mogą się powoływać na jego istnienie i treść. Choć zwykle istnieją wydawane przy jego podpisywaniu wypisy, to musi istnieć możliwość ich uzyskania w dowolnym momencie, np. w sytuacji, gdy posiadane dokumenty uległy zniszczeniu albo zostały zgubione – wyjaśnia przedstawiciel Kancelarii Notarialnej Sławomira Puczyłowskiego, wykonującej pełen zakres usług notarialnych.

Każdy akt notarialny jest przechowywany w archiwum kancelarii, w której powstał przez okres 10 lat. W tym czasie to właśnie tam istnieje możliwość uzyskania wypisu, co wymaga uiszczenia odpowiedniej opłaty naliczanej według obowiązującej taksy notarialnej. Po tym okresie akt notarialny jest przekazywany do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego dla miejsca, w jakim którym znajduje się kancelaria. Jeśli więc od sporządzenia aktu upłynęło więcej niż 10 lat, to właśnie tam należy się zgłosić w celu otrzymania wypisu.

Kto i  jakich okolicznościach może otrzymać wypis aktu notarialnego?

Wykonywane przez notariusza usługi są objęte tajemnicą notarialną. Oznacza to, że notariusz nie może ujawniać żadnych informacji związanych z wykonywaniem ustawowych czynności notarialnych, tj. treścią aktów notarialnych oraz poświadczeń, stronach, które brały udział w ich podpisywaniu ani nawet o samym fakcie ich sporządzenia. W kancelarii notarialnej za każdym razem skrupulatnie sprawdza się dane osoby, która żąda wydania wypisu, weryfikując jej uprawnienia. W związku z tym wypis aktu notarialnego może otrzymać tylko bardzo ściśle określone grono osób.

Wypis może być wydany osobie fizycznej lub prawnej, która była stroną aktu. Otrzyma go również każda osoba, która została wymieniona w treści aktu, jako uprawniona do jego otrzymania. Takie prawo mają również wszyscy następcy prawni stron, np. spadkobiercy czy przedstawiciele podmiotów, w które przekształciła się osoba prawna. Wypis aktu notarialnego zostanie także wydany przedstawicielowi osoby prawnej, którą ustanowiono danym aktem, np. spółki. W przypadku niektórych aktów notarialnych grono osób, które mogą występować o wydanie wypisu, jest szersze. Będzie tak np. przy testamencie notarialnym, który zostanie przekazany w formie wypisu także zapisobiorcom, kuratorowi spadku oraz wykonawcy testamentu.

W wyjątkowych okolicznościach notariusz może być zwolniony z obowiązku dochowania tajemnicy decyzją sądu. Istnieje więc możliwość uzyskania wypisu aktu przez osobę, która ma w tym interes prawny, o ile uzyska odpowiedni wyrok sądowy w tej sprawie. W większości przypadków wypis zostanie w takiej sytuacji wydany po uzyskaniu przez sąd zgody stron, które podpisały akt albo w sytuacji, gdy wydanie odpisu jest konieczne dla ochrony interesu prawnego osoby występującej z wnioskiem.

Co wiąże się z korzystaniem z wypisu aktu notarialnego?

Wypis aktu notarialnego ma taką samą rangę dowodową jak sam akt. Może być wiec przedstawiany na każdym etapie postępowania sądowego lub administracyjnego. Nie ma żadnych ograniczeń co do ilości wypisów, jakie może otrzymać strona, która jest do tego uprawiona, choć uzyskanie dokumentu wymaga uiszczenia odpowiedniej opłaty. Według zapisów taksy notarialnej jest ona pobierana za każdą stronę aktu.

W wypisie aktu notarialnego znajduje się adnotacja, wskazująca na to, komu został on wydany, a także data jego sporządzenia. Dokument jest również opatrzony pieczęcią notariusza oraz jego podpisem. Ma również swój unikalny numer, który jest inny niż ten, jaki figuruje na samym akcie.

Warto pamiętać, że choć w języku potocznym „wypis” i „odpis” jest często traktowany zamiennie, to w tym drugim przypadku mamy do czynienia z zupełnie innym dokumentem. Odpis dokumentu, który można uzyskać w kancelarii notarialnej z dowolnego przedstawionego notariuszowi dokumentu niezależnie od jego charakteru, np. prywatnego lub urzędowego, jest odzwierciedleniem treści w nim zawartej. Choć ma on taką samą moc dowodową, jeśli chodzi o przedstawienie konkretnych, związanych z treścią faktów jak sam dokument, to nie jest jego kopią i może być np. przepisanym komputerowo tekstem dokumentu. Nie będzie natomiast zawierał adnotacji o jego wyglądzie, zabezpieczeniach, naniesionych poprawkach czy uszkodzeniach.

Jeżeli potrzeby dokument ma pełnić taką samą funkcję jak oryginał aktu, np. służyć jako dowód w postępowaniu sądowym albo administracyjnym wówczas należy posługiwać się jego wypisem. Jeżeli chodzi jedynie o wskazanie treści zawartej w akcie notarialnym, np. na potrzeby innego sporządzanego dokumentu, choćby umowy handlowej, nic nie stoi na przeszkodzie, by posłużyć się odpisem, a nawet tylko wyciągiem poświadczonym przez notariusza.