Procedury compliance i ich rola w przedsiębiorstwie

Procedury wynikające ze wdrożenia systemu compliance są kluczowe dla możliwości zmniejszenia ryzyka funkcjonowania firmy. Dzięki nim przedsiębiorstwo może się efektywnie bronić przed skutkami błędów i nadużyć popełnianych przez swoich pracowników i członków organów zarządzających. Wprowadzenie systemu compliance to najlepsze przygotowanie na planowaną zmianę Ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych. Zgodnie z jej założeniami firmy będą ponosić odpowiedzialność także wówczas gdy nie będą w stanie wykazać się należytą starannością w kontrolowaniu swoich pracowników przy wykonywaniu obowiązków ustawowych. 

Dlaczego system compliance jest niezbędny?

Funkcjonowanie przedsiębiorstwa będącego rozbudowaną organizacją, zatrudniającą wielu pracowników i na co dzień prowadzącą działalność na dużą skalę, łączy się z zagrożeniem pojawiania się naruszeń obowiązujących przepisów. Działania takie mogą dotyczyć różnych obszarów i wiązać się zarówno ze stosunkami panującymi wewnątrz firmy, jak i zdarzać się w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi. Wszelkie zdarzenia prowadzące do popełnienia czynu zabronionego obciążają osoby, które się ich dopuszczają. Efekty takich działań wpływają jednak również na organizację, w której do nich doszło, powodując zarówno skutki prawne, związane z odpowiedzialnością firmy, jak i straty finansowe, związane z możliwymi grzywnami, karami czy zasądzonymi odszkodowaniami, a także powodując problemy wizerunkowe. Zabezpieczeniem przed tego rodzaju zdarzeniami mogą być wdrożone w firmie procedury compliance – wyjaśnia przedstawiciel Kancelarii  KWS TAX, specjalizującej się w doradztwie podatkowym i prawnym.

Katalog czynów zabronionych, które mogą się zdarzyć w ramach działania firmy, jest bardzo obszerny. Obejmuje zarówno rozmaite nadużycia związane z działaniem na szkodę firmy, np. z przyjmowaniem łapówek w zamian za zawieranie niekorzystnych umów, jak i czynności, które są obliczone na odniesienie osobistej korzyści związanej z popełnieniem przez firmę przestępstwa karno-skarbowego. Również pozornej poprawy wyników firmy gwarantującej wypłatę premii, która zostaje osiągnięta przez zawarcie niedozwolonej transakcji. Wśród przestępstw, które mogą zostać popełnione, znajdują się też wykroczenia przeciwko podwładnym związane z mobbingiem czy molestowaniem seksualnym.

Obowiązująca dotąd w Polsce Ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych wskazuje, że firma może ponosić odpowiedzialność za różnego rodzaju przestępstwa popełnione przez jej pracowników lub przedstawicieli, np. odpowiedzialność posiłkową za przestępstwo skarbowe. Wśród katalogu kar możliwych w myśl obowiązującej ustawy, wymieniana jest choćby kara pieniężna w wysokości do 3% przychodu, jednak nie więcej niż 5 mln złotych, a także przepadek pozyskanych korzyści czy też wieloletnie zakazy korzystania z subwencji, dotacji, czy występowania w przetargach na zamówienia publiczne. Przygotowana nowelizacja tej ustawy może jednak znacznie powiększyć zarówno katalog przeanalizowanych czynów, jak i dotkliwość kar.

Co jest ważne w projektowaniu systemu compliance

Opracowanie i wprowadzenia systemu compliance, czyli systemu zarządzania zgodnością ma sprawić, że firma będzie zabezpieczona przed skutkami popełnianych przez jej pracowników i członków kierownictwa przestępstw.

System compliance powinien być budowany na podstawie bardzo dokładnej analizy występującego w danej organizacji ryzyka. Przewidziane procedury compliance muszą mieć odzwierciedlenie w powołanych do ich obsługi komórkach organizacyjnych, w tym np. przez powołanie odpowiednich osób odpowiedzialnych za ich działanie, tzw. compliance officer. Do zadań takich zespołów lub osób należy zarówno dbanie o przestrzeganie istniejących procedur, jak i podejmowanie działań, które zmniejszają ryzyko wystąpienia sytuacji sprzyjających popełnianiu czynów zabronionych, np. wzięciu łapówki. W systemie ważne będzie nie tylko podejmowanie odpowiednich działań, ale również ich właściwe dokumentowanie. Znaczenie ma też wdrożenie właściwych procedur szkoleniowych, które pozwolą wszystkim pracownikom zapoznać się z istnieniem systemu i sposobem jego funkcjonowania.

Wdrożenie i funkcjonowanie systemu zarządzania zgodnością pozwoli firmie na wskazanie, że w swoich działaniach dochowała należytej staranności, projektując odpowiednie zabezpieczenia. Może to pozwolić nie tylko na zapobieganie popełnianiu przestępstw, ale też na szybkie wykrycie pojawiających się nieprawidłowości, a w efekcie na obniżenie lub nawet unikniecie kary, jaka może być nałożona przez sąd. Dobrze zaprojektowany i efektywny system compliance jest elementem ograniczającym ryzyko prawne dla firmy. Przyniesie też firmie korzyść w postaci zmniejszenia ryzyka kar i grzywien ponoszonych z tytułu błędów i nadużyć pracowników.