Rola obsługi kadrowo-płacowej w prowadzeniu przedsiębiorstwa

Obsługa kadrowo-płacowa odgrywa bardzo ważną rolę w każdym przedsiębiorstwie, w którym zatrudnieni są pracownicy. Zarządzanie dokumentacją osobową, tworzenie miesięcznych list płac, rozliczanie wynagrodzeń, przygotowywanie umów o pracę i cywilnoprawnych, sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu oraz kontakty z US i ZUS – a to tylko część zadań, które realizowane są przez dział kadr i płac.

Z tego względu coraz więcej firm decyduje się na outsourcing obsługi kadrowo-płacowej i korzysta z usług profesjonalnych biur rachunkowych. Jest to rozwiązanie umożliwiające obniżenie kosztów – zatrudnienie specjalistów to dodatkowe wydatki, a w zależności od wielkości firmy może być konieczne utworzenie nawet oddzielnego działu. Niemożliwe jest jednak prowadzenie firmy bez pomocy profesjonalistów – stopień skomplikowania przepisów dotyczących finansów, rachunkowości oraz podatków jest znaczny, dlatego przedsiębiorcy, którzy chcieliby zająć się tymi kwestiami samodzielnie nie mogliby skupić się na swojej głównej działalności.

Zakres zadań obejmujący obsługę kadrowo-płacową

O tym, jak ważną rolę pełni obsługa kadrowo-płacowa może świadczyć liczba zadań, które wchodzą w jej skład. Jedną z ważniejszych realizacji jest obliczanie wysokości wynagrodzeń dla pracowników, przygotowywanie rachunków do umów cywilnoprawnych oraz zlecanie wypłat. Z tego względu pracownicy obsługujący kadry i płace muszą mieć dostęp do ewidencji czasu pracy, list obecności i wykazów realizowanych zleceń – mówi specjalista z biura rachunkowego Financial Service Support z Warszawy – Dodatkowo w aktach osobowych znajdują się informacje umożliwiające rozliczanie PIT oraz wyliczanie wysokości świadczeń rentowych i emerytalnych. Prowadzenie dokumentacji kadrowej wiąże się również z przygotowywaniem oraz rozwiązywaniem umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami. To również wystawianie świadectw pracy oraz druków ZUS RMUA, a także innych zaświadczeń i dokumentów związanych z zatrudnieniem – dodaje.

Do obowiązków administracji kadrowo-płacowej należy również kierowanie zatrudnionych na okresowe badania lekarskie oraz szkolenia z zakresu BHP. To także reprezentowanie przedsiębiorcy przed instytucjami państwowymi oraz sporządzanie i wysyłanie miesięcznych deklaracji rozliczeniowych. To, jaki zakres obowiązków przejmie biuro rachunkowe zależy od ustaleń pomiędzy biurem a firmą – bardzo często biura świadczące swoje usługi oferują również pomoc doradczą z zakresu wprowadzania mniej kosztownych rozwiązań.

Znaczenie obsługi kadrowo-płacowej

Jak widać, rola i znaczenie obsługi kadrowo-płacowej jest bardzo duża. Przede wszystkim ma wpływ na skuteczne i rzetelne zarządzanie kadrami i finansami firmy – zatrudniając profesjonalistów można mieć pewność, że wszelkie czynności będą realizowane zgodnie z aktualnymi przepisami dotyczącymi podatków, finansów, a także z Kodeksem Pracy. W przypadku outsourcingu zadań istotną zaletą jest również obiektywizm, dzięki czemu specjaliści pracujący na danych są w pełni neutralni i mogą zaproponować rozwiązania umożliwiające zwiększenie efektywności zatrudnienia, a tym samym zmniejszenie wydatków. Nie bez znaczenia jest również fakt, że dzięki profesjonalnej obsłudze przedsiębiorca może mieć pewność, że wszelkie sprawy związane z kontaktami z instytucjami państwowymi, takimi jak ZUS lub urzędy skarbowe będą realizowane rzetelnie i na bieżąco. Dzięki temu zarządzanie firmą jest znacznie łatwiejsze, a przedsiębiorca może skupić się na swojej głównej działalności.