Rozliczenia z urzędem skarbowym. Poradnik dla przedsiębiorców

Wypełnianie obowiązków podatkowych jest niezbędnym elementem funkcjonowania każdego przedsiębiorcy. Rozliczenia z fiskusem muszą być prowadzone terminowo i rzetelnie, w przeciwnym razie na firmę i osoby odpowiedzialne za sprawy podatkowe mogą zostać nałożone dotkliwe sankcje finansowe, nawet wiążące się z ograniczeniem lub pozbawieniem wolności. Podstawowymi podatkami, które musi płacić przedsiębiorstwo, są podatki dochodowe oraz podatek VAT.

Rejestracja podatnika i wybór formy opodatkowania

Prowadzenie działalności gospodarczej nieodłącznie wiąże się z koniecznością naliczania i odprowadzania podatków. Obowiązek ten dotyczy zarówno dużych korporacji, jak i niewielkich firm jednoosobowych i choć skala działania jest zupełnie różna, zakres obowiązków podatkowych jest niemal identyczny. Bardzo podobne są też konsekwencje popełnianych w ramach rozliczeń z aparatem skarbowym błędów, zaniechań, czy różnych działań umyślnych wpływających na ustalanie wielkości zobowiązania podatkowego oraz wykonywanie wszelkich innych powinności skarbowych. Nierzetelne postępowanie podatnika jest zagrożone sankcjami opisanymi w ustawach podatkowych albo w Kodeksie karnym skarbowym – wyjaśnia przedstawiciel firmy Epsilon zajmującej się księgowością i działalnością inwestycyjną.

Podstawowym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jako podatnika jest wpisanie się do odpowiedniego rejestru, w zależności od formy, w jakiej będzie działała firma. Zarejestrowanie się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) albo w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Obowiązek rejestracji nie dotyczy jednak działalności na bardzo małą skalę, z której przychody będą się utrzymywały poniżej połowy wynagrodzenia minimalnego, a osoba ją prowadząca nie prowadziła działalności gospodarczej przez ostatnie 5 lat.

Poza tym firma musi zarejestrować się jako podatnik podatku VAT i uzyskać numer identyfikacji podatkowej (NIP). W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych osoby, które mają już nadany osobisty NIP, będą posługiwać się właśnie nim. Spółki osobowe i kapitałowe otrzymują jednak numer nadany przez organy skarbowe. W przypadku rejestracji w CEIDG zgłoszenia można dokonać w ramach wniosku rejestracyjnego. Jeśli przedsiębiorstwo będzie prowadziło działalność również w innych krajach UE lub zawierało transakcje z firmami z krajów UE, musi zarejestrować się również jako podatnik VAT-UE, chyba że korzysta ze zwolnienia z VAT, a zakupy towarów nie przekraczają wartości 50 tys. zł lub zamawiane usługi są wykonywane poza Polską.

Firmy działające na podstawie zgłoszenia do CEIDG mogą również wybrać inną formę opodatkowania niż na zasadach ogólnych, czyli: ryczałt, kartę podatkową lub podatek liniowy. Możliwość opłacania podatku w formie ryczałtu lub karty podatkowej jest jednak uzależniona od rodzaju i skali prowadzonej działalności, obejmując jedynie niektóre z nich. Wyboru formy opodatkowania można dokonać również podczas zgłaszania działalność do CEIDG.

Wyliczenie podatku, składanie deklaracji skarbowych i wpłata zobowiązań podatkowych

Wszyscy podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są zobowiązani do prowadzenia odpowiedniej dokumentacji podatkowej, w zależności od skali działalności i formy jej prowadzenia. W przypadku podatku VAT podstawą do rozliczeń podatku jest prowadzona ewidencja sprzedaży i zakupu, a jeśli przedsiębiorstwo prowadzi również sprzedaż towarów lub usług na rzecz osób fizycznych, również na podstawie danych rejestrowanych w obowiązkowej w takim przypadku kasie fiskalnej.

Podstawą do wyliczania podatku dochodowego są zapisy w sporządzanej dokumentacji księgowej. Może to być prowadzenie pełnych ksiąg handlowych w przypadku spółek kapitałowych, osobowych lub firm, prowadzących działalność na podstawie Kodeksu cywilnego lub jako działalność jednoosobowa, których dochody przekroczyły w poprzednim roku obrachunkowych 2 mln euro. Dla pozostałych firm będzie to podatkowa księga przychodów i rozchodów dla osób rozliczających się podatkiem liniowym lub na zasadach ogólnych albo ewidencja przychodów dla przedsiębiorców płacących podatek w formie ryczałtu.

Poza obliczaniem wysokości zobowiązania podatkowego podatnicy mają również obowiązek składania do Urzędów Skarbowych odpowiednich deklaracji skarbowych. W przypadku podatku VAT będą to deklaracje VAT 7, jeśli podatnik rozlicza się co miesiąc albo VAT 7R, w przypadku rozliczeń kwartalnych. Dodatkowym obowiązkiem jest również wysyłanie tzw. pliku JPK, który jest generowany na podstawie prowadzonej na potrzeby VAT dokumentacji w programie księgowym, z którego korzysta firma. Plik JPK musi być przesyłany każdego miesiąca.

W przypadku rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), a więc dla firm, które rozliczają się na zasadach ogólnych lub liniowo istnieje obowiązek składania rocznej deklaracji podatkowej w terminie do 30 kwietnia. W przypadku podatku ryczałtowego również obowiązuje deklaracja roczna, którą należy  złożyć w US do końca lutego.

W przypadku firm opodatkowanych podatkiem od osób prawnych (CIT), a zatem m.in. spółek prawa handlowego (spółki akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością oraz komandytowo-akcyjne) rozliczenie w postaci deklaracji CIT 8 musi być złożone w ciągu trzech miesięcy od zakończenia roku podatkowego. Ponieważ firmy opodatkowane CIT mogą samodzielnie określać, jak wygląda ich rok obrachunkowy, termin złożenia CIT 8 może przypadać w dowolnym dniu.

Poza składaniem deklaracji skarbowych przedsiębiorcy są zobowiązani do terminowego wpłacania podatków i zaliczek. Wszelkie kwoty dotyczące zobowiązań podatkowych, w tym z PIT, CIT, VAT są wpłacane na tzw. mikrorachunek podatkowy prowadzony oddzielnie dla każdego z podatników.

Podatki dochodowe, w tym PIT i CIT są rozliczane miesięcznie bądź kwartalnie. Przy systemie miesięcznym zaliczka na podatek dochodowy musi być wpłacona do 20 dnia następnego miesiąca, przy rozliczeniu kwartalnym do 20 dnia następnego miesiąca po zakończeniu kwartału. W przypadku podatku VAT nadwyżka podatku należnego nad naliczonym musi być wpłacona do 25 dnia następnego miesiąca, a przy rozliczeniach kwartalnych do 25 dnia miesiąca przypadającego po zakończeniu kwartału.