Sposoby zabezpieczenia akt w formie cyfrowej

Spis treści

• Zarządzanie cyfrowymi dokumentami
• Zabezpieczenie dokumentów w wersji cyfrowej
• Outsourcing w zakresie przechowywania dokumentów w wersji cyfrowej

Coraz częściej tradycyjne przechowywanie dokumentów zostaje zepchnięte na dalszy plan. Firmy rezygnują z tego rozwiązania ze względu na coraz powszechniejszą cyfryzację. Korzystanie z papierowej wersji dokumentów jest charakterystyczne jedynie dla niewielkich przedsiębiorstw. W sytuacji dużych firm, gdzie ilość dokumentów jest przytłaczająca, utrzymanie ich w porządku zaczyna być bardzo problematyczne. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem dla firmy jest korzystanie z akt elektronicznych. Jednak jak odpowiednio je zabezpieczać?

Zarządzanie cyfrowymi dokumentami

Decyzja o elektronicznym przechowywaniu dokumentów wymaga podjęcia dodatkowych kroków. Jest to jednak bardzo wygodne rozwiązanie dla firm. Dzięki temu nie muszą one martwić się o:

Przeczytaj również: Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty?

• duże ilości dokumentów w wersji papierowej,
• brak koniecznego miejsca do przechowywania dokumentów.

Specjalista z firmy E.VOLUTION Spółka z o. o. zauważa: Pomimo decyzji dotyczącej skupienia się wyłącznie na przechowywaniu dokumentacji w wersji elektronicznej, różne placówki i tak w dalszym ciągu będą miały styczność ze standardowymi dokumentami. Przedsiębiorstwo będzie otrzymywać nie tylko dokumenty od pracowników, ale również od innych podmiotów. W takim przypadku konieczne jest zarchiwizowanie dokumentu papierowego do wersji elektronicznej. W tym zakresie najważniejsze jest odpowiednie zakwalifikowanie pliku oraz opatrzenie go elektronicznym podpisem.

Zabezpieczenie dokumentów w wersji cyfrowej

Wszelkie dokumenty w wersji cyfrowej muszą być poddane odpowiedniemu procesowi zabezpieczającemu. Dokumentacja podczas elektronicznego przechowywania nie może ulec zniszczeniu, czy zagubieniu. Nie ma także możliwości dostępu przez osoby niepowołane i nieposiadające uprawnień. Przepisy, które jeszcze do niedawna dotyczyły wyłącznie dokumentów wersji papierowej, od początku 2019 roku obejmują również ich cyfrowe odpowiedniki.

Przeczytaj również: Segregatory, teczki i inne akcesoria do przechowywania dokumentów - propozycje z hurtowni biurowej

Pliki cyfrowe muszą posiadać odpowiednie zabezpieczenia chroniące je przed uszkodzeniem oraz utratą. Dokumentacja powinna być objęta ochroną przed możliwością wprowadzania w niej zmian. Wyjątek dotyczy sytuacji, w których konieczne jest dodanie dodatkowych dokumentów do już istniejącego pliku – np. adnotacji czy rozszerzeń umów. Ponadto do odpowiednich dokumentów muszą mieć dostęp wszyscy uprawnieni do tego pracownicy. Z kolei wszelkie informacje dotyczące ich przeglądania oraz dokonywania zmian muszą być rejestrowane i zapisywane.

Przeczytaj również: Dlaczego zajęcia sensoryczne są kluczowe dla rozwoju małych dzieci?

Outsourcing w zakresie przechowywania dokumentów w wersji cyfrowej

Warto zaznaczyć, że odpowiednie zabezpieczenie cyfrowej dokumentacji firmowej powinno być prowadzone w sposób profesjonalny. Oznacza to, że decyzja o samodzielnym zabezpieczaniu plików może okazać się nietrafiona, co będzie skutkować doprowadzeniem do sytuacji, w której zostaną one utracone lub dostęp do nich uzyska osoba postronna. Proces zabezpieczania dokumentów powinien być zlecony firmie posiadającej odpowiednie uprawnienia oraz wyspecjalizowaną kadrę pracowniczą zajmującą się szyfrowaniem i zabezpieczaniem tego typu. Usługa ta nazywana jest outsourcingiem.