Sposoby zabezpieczenia akt w formie cyfrowej

Coraz częściej tradycyjne przechowywanie dokumentów zostaje zepchnięte na dalszy plan. Firmy rezygnują z tego rozwiązania ze względu na coraz powszechniejszą cyfryzację. Korzystanie z papierowej wersji dokumentów jest charakterystyczne jedynie dla niewielkich przedsiębiorstw. W sytuacji dużych firm, gdzie ilość dokumentów jest przytłaczająca, utrzymanie ich w porządku zaczyna być bardzo problematyczne. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem dla firmy jest korzystanie z akt elektronicznych. Jednak jak odpowiednio je zabezpieczać?

Zarządzanie cyfrowymi dokumentami

Decyzja o elektronicznym przechowywaniu dokumentów wymaga podjęcia dodatkowych kroków. Jest to jednak bardzo wygodne rozwiązanie dla firm. Dzięki temu nie muszą one martwić się o:

• duże ilości dokumentów w wersji papierowej,
• brak koniecznego miejsca do przechowywania dokumentów.

Specjalista z firmy E.VOLUTION Spółka z o. o. zauważa: Pomimo decyzji dotyczącej skupienia się wyłącznie na przechowywaniu dokumentacji w wersji elektronicznej, różne placówki i tak w dalszym ciągu będą miały styczność ze standardowymi dokumentami. Przedsiębiorstwo będzie otrzymywać nie tylko dokumenty od pracowników, ale również od innych podmiotów. W takim przypadku konieczne jest zarchiwizowanie dokumentu papierowego do wersji elektronicznej. W tym zakresie najważniejsze jest odpowiednie zakwalifikowanie pliku oraz opatrzenie go elektronicznym podpisem.

Zabezpieczenie dokumentów w wersji cyfrowej

Wszelkie dokumenty w wersji cyfrowej muszą być poddane odpowiedniemu procesowi zabezpieczającemu. Dokumentacja podczas elektronicznego przechowywania nie może ulec zniszczeniu, czy zagubieniu. Nie ma także możliwości dostępu przez osoby niepowołane i nieposiadające uprawnień. Przepisy, które jeszcze do niedawna dotyczyły wyłącznie dokumentów wersji papierowej, od początku 2019 roku obejmują również ich cyfrowe odpowiedniki.

Pliki cyfrowe muszą posiadać odpowiednie zabezpieczenia chroniące je przed uszkodzeniem oraz utratą. Dokumentacja powinna być objęta ochroną przed możliwością wprowadzania w niej zmian. Wyjątek dotyczy sytuacji, w których konieczne jest dodanie dodatkowych dokumentów do już istniejącego pliku – np. adnotacji czy rozszerzeń umów. Ponadto do odpowiednich dokumentów muszą mieć dostęp wszyscy uprawnieni do tego pracownicy. Z kolei wszelkie informacje dotyczące ich przeglądania oraz dokonywania zmian muszą być rejestrowane i zapisywane.

Outsourcing w zakresie przechowywania dokumentów w wersji cyfrowej

Warto zaznaczyć, że odpowiednie zabezpieczenie cyfrowej dokumentacji firmowej powinno być prowadzone w sposób profesjonalny. Oznacza to, że decyzja o samodzielnym zabezpieczaniu plików może okazać się nietrafiona, co będzie skutkować doprowadzeniem do sytuacji, w której zostaną one utracone lub dostęp do nich uzyska osoba postronna. Proces zabezpieczania dokumentów powinien być zlecony firmie posiadającej odpowiednie uprawnienia oraz wyspecjalizowaną kadrę pracowniczą zajmującą się szyfrowaniem i zabezpieczaniem tego typu. Usługa ta nazywana jest outsourcingiem.