Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Do najczęściej wybieranych form prowadzenia księgowości przez mniejszych przedsiębiorców, którzy rozliczają się liniowo lub na zasadach ogólnych, należy księga przychodów i rozchodów (KPiR). Zawiera się w niej wszelkie przychody i koszty związane z przedmiotem działalności, otrzymane lub poniesione podczas jej prowadzenia. Przedstawiamy zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Kto musi prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Księgę przychodów i rozchodów prowadzić musi przedsiębiorca, który zdecyduje się na opodatkowanie na zasadach ogólnych lub podatek liniowy. Do jej prowadzenia nie są natomiast zobowiązani ci, którzy posiadają jednoosobową działalność gospodarczą, spółki jawne, partnerskie oraz cywilne, które zakładane są przez osoby fizyczne. KPiR prowadzić mogą także podmioty, których przychody netto za poprzedni rok obrotowy są niższe, niż 2 mln euro w polskiej walucie, przeliczonej po kursie NBP z pierwszego roboczego dnia października danego roku.

-Warto wiedzieć, że księga przychodów i rozchodów nie musi być prowadzona osobiście przez właściciela firmy, można zdecydować się na oddanie tej sprawy w ręce profesjonalnego biura rachunkowego – tłumaczy ekspert reprezentujący Biuro Rachunkowe AKRO.

W pewnych sytuacjach przedsiębiorca może być zwolniony z obowiązku prowadzenia KpiR. Może wydarzyć się to w przypadku choroby podatnika, jego zaawansowanego wieku lub wielkości przedsiębiorstwa.

Księga przychodów i rozchodów – zasady prowadzenia

Księga przychodów i rozchodów musi być prowadzona w sposób jasny, przejrzysty i rzetelny. Bardzo istotne jest, aby każdy przychód i koszt ulegał ujęciu w niej w momencie jego uzyskania/poniesienia. KPiR przedstawiana jest w formie tabelarycznej i podzielona jest na kolumny dotyczące (odpowiednio) przychodów i kosztów. Ważne, by księgowanie dokonywane było na podstawie posiadanych dokumentów, ujmując je we właściwych pozycjach tabeli. Na koniec miesiąca trzeba dokonać podsumowania każdej kolumny i wyliczyć na podstawie otrzymanych danych wysokość zobowiązania podatkowego.

Bezwzględnie należy pamiętać, by w księdze odnotowywać wszystkie transakcje przeprowadzane przez firmę, zarówno przychody związane ze sprzedażą towarów i usług, jak również poniesionych wydatków, w tym faktur potwierdzających koszty pensji pracowników, opłat za prąd i internet, szkoleń pracowniczych oraz zakupów materiałów i towarów handlowych.

Zasady prowadzenia KPiR w sposób klarowny określają wydatki podlegające ujęciu. Zgodnie z art. 22 ust. 1 wydatki muszą spełniać pewne warunki, aby uznać je za koszty uzyskania przychodów.